Scope Management uutisia Suomesta

Yleistä
Ensimmäisen Scope Managerin sertifioinnista tuli tammikuussa 2016 kuluneeksi tasan kymmenen vuotta. Siitä alkaen on uusia Scope Managereita valmistunut Suomessa vaihtelevalla tahdilla, mutta jokaisena vuotena. Suomalaisten sertifioitujen kokonaismäärä on nyt 130, mitä voidaan pitää kohtuullisen hyvänä lukuna. Tämän northernSCOPE-konseptia osaavan ammattilaisjoukon avulla tietojärjestelmätyön tehokkuutta pitäisi pystyä sekä mittaamaan että parantamaan kattavasti, jopa niin että maan hallituksen peräänkuuluttama tehokkuusloikka digitalisoinnin avulla voisi onnistua. Mitä tehokkaampaa kehittäminen on, sitä enemmän pystytään digitalisoimaan.

Scope Manager Forumin toiminta 2015
Vuonna 2015 pidimme totuttuun tapaan neljä kokousta, kolme Otaniemessä Innopolissa ja yksi Ilmarisen  vieraana Ruoholahdessa. Vaikka kaikilla tuntuukin olevan kamala kiire ja kalenterit täynnä, Scope Managerit onneksi osaavat priorisoida myös verkostoitumisen. Ilmoittautuneita näihin neljään tapaamiseen oli yhteensä 64, eli keskimäärin 16. Sekä alustukset että keskustelut olivat jälleen korkeatasoisia. Esimerkkejä käsitellyistä aiheista:

• Case Valtimo – northernSCOPE™ -konseptin käyttäminen STM:n laajassa järjestelmähankinnassa
• Scope Management ketterässä kehittämisessä ja retrospektiiveissä
• ISO/IEC Benchmarking-standardit
• Laajuuden hallinnan soveltaminen ohjelmistotuotekehityksessä
• Kolmio-benchmarking
• Kolmio-benchmarkingin lanseeraus julkishallintoon, Turun AMK:n projekti
• Datan keräämisen konsepti ja käytäntö Experience® Servicen avulla
• Lisäksi tilaisuuksissa esiteltiin uusia ja päivitettyjä menetelmien tulkintaohjeita.

Hienosäätöä northernSCOPE-konseptin soveltamisessa
Alkuperäiset northernSCOPE-konseptin tärkeimmät periaatteet ovat:

• Omistajaohjaus tietojärjestelmien hankinnassa
• Haluttuja tuloksia sovitussa aikataulussa ja budjetissa
• Kolme menetelmän kulmakiveä:
• Toimintopisteiden mittaaminen
• Yksikköhinnan €/FP käyttäminen
• Puolueettoman Scope Managerin käyttö.

Yhdestäkään periaatteesta ei ole luovuttu, mutta pieni tarkastelukulman muutos on havaittavissa konseptin soveltamisessa. Muutos näkyy kunkin periaatteen osalta eräänlaisena kirkastumisena.

Omistajaohjaus (customer-driven scope control) tarkoittaa ennen kaikkea käyttäjälähtöisyyttä. Liian usein mennään tietojärjestelmähankintoihin joko pelkkä teknologia tai rahat edellä, miettimättä ja kuvaamatta kunnolla kenen käyttöön ja millaisiin tilanteisiin hankittava järjestelmä tulee. Käyttäjien toiminnan parantaminen on oltava kirkkaana tavoitteena, joka määrää myös hankinnan kannattavuusrajat ja kustannuskaton.

Haluttuja tuloksia pitää tuottaa mieluummin nopeasti ja edullisesti, kuin pelkästään sovitun aikataulun ja budjetin rajoissa. Tehokas tekeminen on paljon tärkeämpää kuin taitava arviointi! Hyvin harva asiakasorganisaatio osaa todella arvioida hankinnalle täsmällistä hintaa, eivätkä toimittajatkaan ole osoittautuneet työmäärien tai kustannusten arvioinnissa kovin hyviksi. Kun arviointitaidot ja menetelmät ovat puutteellisia, useimmista arviointiyrityksistä on tuloksena huono, joko liian pieni tai liian suuri arvio. Liian pienen arvion ylittyminen ei kerro projektin onnistumisesta yhtään mitään, kuten ei liian ison arvion rajoissa pysyminenkään. Arviointi ei kuitenkaan ole täysin tarpeetonta, koska toiminnallista laajuutta ja tuottavuustekijöitä arvioitaessa tulevat projektin lähtökohdat monipuolisesti katselmoiduiksi. Jos lähtökohdat ovat riittävät, voidaan ainakin karkea hintataso ja jonkinlainen toiveaikataulu hahmotella. Tuotteen omistajan (=maksajan) pitää pystyä arvioimaan investoinnilleen realistinen kustannustaso ja toimittajan myyjien kannattava hintataso, mutta varsinaisten kehittäjien on parasta antaa keskittyä kehittämään järjestelmää. Kehittäjiltä ei pitäisi missään vaiheessa vaatia työmääräarvauksia, koska ne eivät tuota itse järjestelmään yhtään lisäarvoa, häiritsevät vain heidän päätyötään. Kehittäjien työn tuloksia pitää silti mitata säännöllisesti. Järjestelmäkehityksen nopeus ja edullisuus voidaan mitata aina - mutta vasta jälkeenpäin, kun jotakin on saatu toimitettua. Viime aikoina kehittäjäyhteisöissä esiin noussut #NoEstimates on oikein hyvä ajatus, kunhan siihen yhdistetään #YesMeasurements.

Kulmakivistä toimintopisteiden ja puolueettoman Scope Managerin käyttö ovat edelleen vaatimuksia, mutta yksikköhinnan €/FP käyttäminen toistaiseksi vain vahva suositus. Yksikköhinnan käyttäminen toimitussopimuksessa on ostajan kannalta turvallinen menettely, joka varmistaa, ettei ostajan tarvitse maksaa muusta kuin mitatuista, todella toimitetuista aikaansaannoksista. Tehokkaalle ja osaavalle toimittajallekin yksikköhinnan käyttö yleensä sopii, varmistaen että toimittaja saa maksun kaikesta toimittamastaan, vaikka määritysmuutoksia tipahtelisi pitkin matkaa. Käytäntö on kuitenkin osoittanut että edes kaikki ostajat eivät ole vielä henkisesti valmiita yksikköhintojen käyttöön. Jos ostajaorganisaatio on kovin konservatiivinen ja haluaa mieluummin maksaa ”kiinteän”, ennalta sovitun ja mahdollisilla lisätöillä kuorrutetun määrän euroja, tai haluaa maksaa tehdyistä työtunneista mieluummin kuin mitatuista aikaansaannoksista, olkoon niin. Tärkeätä on kuitenkin mitata aikaansaannokset joko kunkin iteraation tai viimeistään koko projektin päätyttyä, jotta toteutunut yksikköhinta €/FP saadaan selville ja voidaan verrata muihin. Samalla voi mitata myös hankkeen toteutuneen nopeuden FP/kk.

Experience-palvelut ja uuden datan kertyminen
Sekä yksittäisen käyttäjän Experience® Service että yrityksille lisäpalveluna tarjottava Experience® Company Service ovat olleet suhteellisen kovassa käytössä kuluneen vuoden aikana. Kymmenen aktiivisinta käyttäjää oli kirjautunut järjestelmään vuoden aikana yhteensä yli 700 kertaa, joka tarkoittaa jokaisen osalta keskimäärin noin paria kertaa viikossa. Palvelun toimivuus on ollut koko ajan erinomainen, eikä yhtään itse sovelluksen tai tietokannan käyttäytymisestä johtuvaa ongelmatilannetta ole tuotantokäytössä raportoitu. Jotain pieniä yllätyksiä on toki tullut esimerkiksi selainten ja tietoliikenneyhteyksien temppuillessa, mutta niille on vaikea tehdä keskitetysti mitään.

Palveluiden ahkera käyttö näkyy uuden projektidatan kertymisenä. Vuoden 2015 aikana vapauttivat Experience® Service käyttäjät yhteiseen tietokantaan lähes sata uutta mitattua projektia, mutta vauhti toivottavasti kiihtyy tulevaisuudessa. Yhteiset kokemuskannat ovat onneksi kasvaneet myös viimeisillä Experience® Pro ohjelmistolla kerätyillä projekteilla sekä varsinkin ISBSG:n kansainvälisen ahkeroinnin tuloksena. Uutta ISBSG-dataa ollaan siirtämässä noin 1200 projektin verran kokemuskantoihimme ihan lähiviikkoina. Sen datan osalta on parhaillaan menossa laadun tarkastus.

Tehokkuuskolmiot Scope Managerien uudeksi työkaluksi
Moni tietojärjestelmien ostaja luulee maksavansa toimittajille liikaa. Moni ohjelmistotalon projektimyyjä kuvittelee myyvänsä tehokkaita tekijöitä tuottavalle asiakkaalle, usein jopa kiinteällä hinnalla. Luulijoita ja kuvittelijoita on paljon verrattuna tietäjiin ja ymmärtäjiin, jotka perustavat tietonsa muutamaan yksinkertaiseen mittaukseen ja mittaustulosten vertaamiseen verrokkiprojektien kanssa.

Kolmio-benchmarking on uusi, yksinkertainen menetelmä ICT-projektien, hankkeiden ja y lläpitotöiden tehokkuuden tarkasteluun. Yksinkertaistettuna kolmio-benchmarkingin tekeminen edellyttää kolmen mittauksen suorittamista ja niiden perusteella laskettujen tunnuslukujen vertaamista muiden aikaansaannoksiin:

• Mittaa toimitetun ohjelmiston määrä (FP)
• Mittaa projektin kesto (kk)
• Mittaa maksettu kokonaishinta (€)
• Piirrä projektikohtainen tehokkuuskolmio ja laske keskeiset tunnusluvut
• Vertaa saavutettua yksikköhintaa €/FP ja toimitusnopeutta FP/kk verrokkiprojekteihin.

Jokaisen ohjelmiston laajuus toimintopisteinä on mitattavissa ja hyödyllisiä vertailutietokantoja on pienellä kustannuksella kenen tahansa saatavissa. Etenkin Scope Managereille ja vastaavan perusosaamisen hankkineille asiantuntijoille kolmio-benchmarkingin pyörittämisen pitäisi onnistua todella helposti – ja tässä on vihdoin menetelmä jonka tuottamia tehokkuuskolmioita tunnuslukuineen jopa organisaatioiden johto oppii lukemaan, ymmärtämään ja myöhemmin jopa vaatimaan.

Kolmio-benchmarkingin periaatteita ja mahdollisuuksia on esitelty kuluneiden 18 kuukauden aikana pariin kertaan FiSMAn Scope Manager Forumin tilaisuuksissa, mutta myös useissa kansainvälisissä konferensseissa, tähän mennessä ainakin Ruotsissa, Japanissa, Sveitsissä, Italiassa ja Saksassa. Vastaanotto on ollut kaikkialla erittäin innostunut ja lupaava, mutta vähitellen olisi syytä päästä laajamittaisesti sanoista tekoihin ja saada innokkaimmat ihan itse mittaamaan ja auttamaan todellisessa kehittymisessä.

Turun AMK:n oppilasprojekti kolmio-benchmarkingin lanseeraamiseksi
Erittäin ajankohtainen ponnistus mittaamisen ilosanoman viemiseksi Suomen julkishallinnon organisaatioihin on otsikon mukainen, loppusyksystä käynnistynyt ja toukokuuhun asti jatkuva projekti. Neljä jo työelämässä kunnostautunutta jatkotutkinnon suorittajaa on ottanut tehtäväkseen mahdollisimman monen, mutta edes muutaman julkisen organisaation innostamisen oman tehokkuutensa selvittämiseen kolmio-benchmarkingin avulla. Lanseerausprojektin asettajana on 4SUM Partners Oy ja sen johtoryhmänä toimii Pekka Forseliuksen ja Turun Ammattikorkeakoulun Teppo Neuvosen lisäksi FiSMAn Scope Manager Forum. Opiskelijoista Kirsi Lehikoinen, itsekin Scope Manager, esitteli projektin Forumilaisille joulukuun kokouksessa.

Jos kuka tahansa tämän uutispaketin lukijoista kokee halua auttaa lanseerausprojektia, joko houkuttelemalla sille ennestään tuntemiaan, sopivia asiakkaita tai jopa tarjoutumalla itse tekemään mittauksia, ottakaa ihmeessä yhteyttä vaikka Pekka Forseliukseen niin asia järjestyy nopeasti.

Järjestelmähankinnan tehokkuusbarometri 2016
Tietojärjestelmähankkeista on puhuttu paljon pahaa, ja paljon on kauhisteltu ohjelmistotoimittajien pohjatonta ahneutta. Julkisessa sanassa ja sosiaalisessa mediassa välitetyn viestinnän perusteella miljoonia ja taas miljoonia euroja häipyy lähes kilpailuttamatta muutamalle suurelle toimittajalle, eivätkä julkisten ostajien toimintamallit anna muutokselle edes mahdollisuutta: ostetaan sieltä mistä ennenkin on ostettu, koska se on helpointa eikä silloin voi tehdä maailman suurinta virhettäkään. Vai voiko? Ovatko julkiset ostajat oikeasti tyytymättömiä ostamiensa palveluiden laatuun ja hintaan? Perustuuko tyytyväisyys pelkkiin tunteisiin, vai onko takana myös mitattua tietoa ja vertailevaa tutkimusta?

Ajatuksenamme on suorittaa kevyt Järjestelmähankinnan tehokkuusbarometri-tutkimus vielä kuluvan kevään aikana, jotta saataisiin selville hankintaorganisaatioiden todellinen tyytyväisyys ostettujen ICT-projektien ja järjestelmien ylläpitopalveluiden suhteen. Onko näissä palveluissa oikeasti tarvetta tehostamiselle, vai luulemmeko me vain niin?

Vuoden 2016 Scope Manager Forumin kokoukset
Alkaneen vuoden Forum-toiminta noudattaa jo totuttuja kuvioita ja kaikki neljä kokoontumisiltapäivää on sovittu, mutta kunkin tapaamisen sisältö kiinnitetään vasta muutamaa viikkoa ennen itse tapahtumaa. Kellonajat tapaamisille ovat aina 13:00-16:00 ja paikkana useimmiten Otaniemi. Yksi tämänkin vuoden tapaamisista haluttaisiin järjestää jonkun jäsenen toimipaikalla, joten paikka on haussa. Kokouspäivämäärät ovat:

• 9.3.2016
• 9.6.2016
• 20.9.2016 ja
• 13.12.2016

Jos olet epävarma jäsenyydestäsi Forumissa, varmista se ilmoittamalla sähköpostilla FiSMAn toiminnanjohtaja Erkki Saviojalle erkki.savioja@fisma.fi ja myöhemmin laskun saavuttua maksamalla tai maksattamalla 50 euron jäsenmaksu työnantajallasi. FiSMAn organisaatiojäsenten työntekijöillehän Scope Manager Forumin jäsenmaksu sisältyy yritysjäsenyyteen.

Pekka Forselius, Senior Advisor, FiSMA ry